Как HR работать с персональными данными сотрудников

Содержание

1. Нормативная база: что должен знать HR
2. Где и как безопасно хранить персональные данные сотрудников
3. Сбор и передача персональных данных
4. Согласие на обработку персональных данных: когда нужно, как оформляется
5. Автоматизация работы HR с персональными данными: сервисы, ИИ, контроль доступа

В кадровой практике под персональными данными понимают любую информацию, по которой можно прямо или косвенно идентифицировать сотрудника. ФИО, паспортные данные, семейный статус, данные о заработной плате, медицинские сведения, история перемещений внутри компании — все это попадает под защиту закона. И именно HR чаще других отделов работает с подобной информацией каждый день.

Чтобы снизить риски, нужен прозрачный подход — от сбора данных до их удаления. И чем раньше компания структурирует правила, тем стабильнее работает весь HR-цикл.

Нормативная база: что должен знать HR

Российская практика опирается на 152-ФЗ и набор подзаконных актов, определяющих, как должна строиться обработка персональных данных работника. Эти документы описывают рамки, но не дают готовых инструкций. Поэтому HR важно понимать не только юридическую основу, но и операционные нюансы, которые появляются в ежедневных задачах.

По сути, законодательство требует простого: собирать данные только по необходимости, хранить их безопасно, ограничивать доступ и использовать исключительно в тех целях, которые заранее согласованы с сотрудником. Но в реальности возникают вопросы — где проходит граница между «нужно для работы» и «это лишнее», как оформлять передачу данных другим подразделениям, какие локальные нормативные акты обязательны.

Где и как безопасно хранить персональные данные сотрудников

Хранение персональных данных — одна из ключевых зон риска. Здесь HR работает сразу с несколькими каналами: бумажные документы, цифровые хранилища, электронный документооборот и корпоративные сервисы, которые обмениваются данными автоматически.

Проблемы чаще всего возникают из-за человеческого фактора. Персональные данные сохраняют на локальные компьютеры, отправляют через мессенджеры, хранят в общих папках без ограничений прав. Это удобнее в моменте, но опасно с точки зрения конфиденциальности: любая ошибка превращается в утечку, а компания рискует получить штраф и потерю репутации.

Работа с персональными данными сотрудников строится иначе, если процесс выверен. Важно разделить уровни доступа — что HR ведет самостоятельно, какие документы доступны только директору, какие можно передавать в бухгалтерию. Для электронных архивов подходят безопасные хранилища: сервисы с шифрованием, многофакторной авторизацией и журналом действий.

На практике это выглядит как многоступенчатая система: документы доступны по роли, изменения фиксируются автоматически, а пересылка по открытым каналам запрещена. Этот порядок снижает нагрузку и делает систему устойчивой к человеческим ошибкам.

Сбор и передача персональных данных

Сбор информации начинается еще на этапе приема на работу, и здесь важно соблюдать принцип достаточности. Если кадровик запрашивает лишние данные, возникает риск нарушения. Если запрашивает позже, чем положено, — осложняет процесс оформления. Поэтому компаниям выгодно заранее описать, какие документы нужны на каждом этапе: трудоустройство, перемещение, отпуск, командировка.

Передача персональных данных другим подразделениям требует еще большей аккуратности. Например, бухгалтерии нужны данные банковских реквизитов, службе безопасности — информация о допусках, а руководителю — сведения о графике работы. Но далеко не все эти наборы данных можно передавать автоматически.

Здесь помогают локальные регламенты. Они определяют, кто запрашивает данные, каким способом это делается, кто подтверждает корректность передачи. Если этого нет, сотрудники начинают обмениваться документами в обход процедур: пересылать паспортные данные через личный мессенджер или отправлять сканы на общий e-mail.

Так формируются реальные риски компании: утечка данных, потеря контроля, невозможность отследить событие задним числом. Поэтому обработка данных сотрудников должна быть упорядоченной и закрытой на системный контроль.

Согласие на обработку персональных данных: когда нужно, как оформляется

Согласие на обработку персональных данных требуется не всегда, и в этом HR часто путаются. Закон позволяет работодателю обрабатывать часть информации без дополнительного согласия — если это обусловлено трудовыми отношениями. Например, данные для оформления трудового договора или начисления заработной платы.

Но если компания использует данные дальше — передает их третьим лицам, хранит в дополнительных сервисах, формирует корпоративный профиль — без согласия не обойтись. В согласии важно указать цели, сроки, перечень данных, способы обработки и права сотрудника.

Кадровая практика показывает, что проблемы возникают из-за формальности. Документ подписывают, но не обновляют при изменении процессов. Или формулировки делают слишком широкими. В обоих случаях это нарушает требования закона.

Чем прозрачнее согласие, тем проще HR действовать дальше. Сотрудник должен понимать, что происходит с его информацией, а компания — иметь юридическое основание для каждого действия.

Автоматизация работы HR с персональными данными: сервисы, ИИ, контроль доступа

Когда данных становится много, удерживать процесс вручную сложно. Поэтому и важна автоматизация HR процессов. Цифровые HR-сервисы помогают систематизировать документы, ограничить доступ, отслеживать историю действий и исключать лишние операции.

Автоматизация решает три задачи. Первая — структурирование. Система сама распределяет документы по типам, фиксирует статусы и обновляет данные в личных карточках. Вторая — безопасность: контроль доступа, шифрование, авторизация, ведение журналов. Третья — снижение ошибок.

ИИ-модули проверяют корректность документов, уведомляют HR о несоответствиях, подсказывают, какие данные можно обезличить или удалить, чтобы снизить риски. Такой подход облегчает работу с персональными данными и делает операционные процессы более устойчивыми.

В результате HR перестает работать «вручную» с десятками файлов, а переходит на системный уровень: контролирует процесс, а не каждый документ отдельно. Это снижает вероятность ошибки и повышает безопасность HR-процессов.